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答复审稿人的10条简易法则

发布时间:2021-10-28 09:39:49 阅读:494 作者:致远教育 字数:3184 字 来源:学位与写作 预计阅读时间:9分钟
导读:审稿人和作者之间由此可能产生严重的误解,前者最终可能会因此拒绝高质量的手稿。为了降低这种误解带来的负面效应,以下是10条简单的规则,这些规则有助于对审稿专家提出的意见或疑问进行有效的回应。

对这份答复函的忽略或者不认真,往往导致不愉快的结果:审稿人和作者之间由此可能产生严重的误解,前者最终可能会因此拒绝高质量的手稿。为了降低这种误解带来的负面效应,以下是10条简单的规则,这些规则有助于对审稿专家提出的意见或疑问进行有效的回应。

答复审稿人的10条简易法则

答复审稿人的10条简易法则

Ten simple rules for writing a response to reviewers

威廉·斯塔福德·诺布尔

 William Stafford Noble

你最近提交了供出版的一份稿件(manuscript),当编辑(editor)决定将你的稿件发送出去进行同行评审(review)时,你会很高兴。现在你已经收到了审稿意见(review reports, referee reports),且编辑要求你根据审稿人的意见与评论修改(revise)你的稿件。你应该如何完成这项任务?

理想情况下,审稿过程(review process)让你获得了采纳你所在领域的多位专家的建议的机会,从而可以大大改进你的稿件。有证据表明,相比于很快录用的论文,经过多轮同行评审的论文容易获得更多引用。虽然如此,在审稿过程中,当你努力处理那些在你看来可能缺乏信息、有偏见或有其他问题的审稿意见时,你可能会被一些情感因素所困扰。

如何降低情感因素的影响呢?你需要精心书写“答复审稿人”的文档。

用这份答复来总结你对审稿意见的回应,这封答复函和你的修订稿件一起提交。遗憾的是,作者们往往忽略这点,只专注于修改稿件本身,而不注意花时间去书写足够清晰且引人注目的答复函(reply to referee, response to reviewer)。

对这份答复函的忽略或者不认真,往往导致不愉快的结果:审稿人和作者之间由此可能产生严重的误解,前者最终可能会因此拒绝高质量的手稿。为了降低这种误解带来的负面效应,以下是10条简单的规则,这些规则有助于对审稿专家提出的意见或疑问进行有效的回应。

规则1:提供概述,然后回复全套审稿意见

Rule 1: Provide an overview, then quote the full set of reviews

(给每一位审稿人的)答复信一般包含两大部分。第一部分是总结性概述(给所有审稿人看),第二部分是逐条回复该审稿人的每一条具体意见。

在第一部分中,总结有哪些(重要的)修改,指出是否新加入了图和分析,以回应所有审查者最基本的批评。可以用一些不一定出现在文章中的图或者表格来说服审稿人。如果多名审稿人提出了同一个批评意见,可以在第一部分中指出来。

第二部分是逐条回复。对于逐条回复,先写下审稿人的意见,紧接着写你的回复(见第5条法则)。

规则2:礼貌并尊重所有评论者

Rule 2: Be polite and respectful of all reviewers

即使你确信审稿人缺乏智力,向审稿人(明确或暗示性地)传达这种印象肯定不符合你的利益。请记住,如果审稿人未能理解某件事,错误很可能在一定程度上在于你没有把要点说得足够清楚。如果审稿人似乎不是这一领域的专家,请记住,(他所代表的)专业知识水平或对专业知识的欠缺,可能代表了期刊的许多读者。你的目标是让所有读者,而不仅仅是专家,都能清楚地阅读你的论文。

有时你需要努力去理解一个特定的评论。在某些情况下,审稿专家提出的问题揭示了对整体研究或其中一些假设的更深层次的误解。当具体的评论看起来不合时宜,特别是当一个审稿人列出很多这样的评论时,这可能是因为你的稿件对需要解决的问题或假设没有进行充分解释。

在某些情况下,你可能会认为审稿人报复心强,或者是别有用心地故意拖延稿件的竞争对手。在这种情况下,你不应该在答复中直接面对审稿人,而应该在另一封信中向编辑传达你的担忧。

在极少数情况下,你可能会觉得审稿人的评论是不礼貌的。在这种情况下,重要的是要记住错误的沟通是可能的。不管怎样,审稿人给你的粗鲁的批评并不能说明你也可以用粗鲁的方式回应,这是因为,你的主要目标是发表你的科学成果(从而必须闯过审稿这一关)。

规则3:接受指责

Rule 3: Accept the blame

如果审稿人不理解某件事,请反过来为你自己没有说清楚而道歉。即使你确信文本已经很清楚(也就是说,你在文章中说明过,只是审稿人错过了),也可以考虑修改文本并在答复中引用修改后的文本来说明。

总的来说,即使审稿人要求的修改似乎没有必要,最好还是修改,目的是向审稿者展示你在倾听他。

规则4:使回应自成一体

Rule 4: Make the response self-contained

你对文本或图形进行了什么修改,一定要在答复函中指出来。如果可能的话,指出在什么位置(如第几行)进行了修改。请注意,指出位置时,应该确定你是参考了原稿还是修改稿的位置。

一封自成一体的答复函让审稿人更容易理解你到底做了什么,而不必在你的手稿和回复函之间来回翻动。

此外,通过使你的答复函自恰,可以减少审稿人再次去阅读完整手稿并找到新的挑剔对象的可能性。这个规则的唯一例外是当一大块修改过的文本(例如,新的部分)太长而无法引用时。在答复函中,可以简单地指出包含这种大块修改的节段标题。

规则5:回答审稿人提出的每一条意见或评论

Rule 5: Respond to every point raised by the reviewer

审稿人经常抱怨的是,作者根本没有回答审稿意见中提出的几个问题。虽然在某些情况下,审稿人有可能不同意你的答复,但这不是你故意不回答难于回答的意见的理由。

通常情况下,审稿意见会被审稿人组织成要点列出来。审稿人可能会在一个要点中提出两个不同的问题。在这种情况下,一定要明确回应这两个问题。对你来说,用几条理由回应一个问题,就如同用多个拦截来打落一颗子弹那么有效。这样做通常比一石多鸟,即试图只在一段文本中对多条审稿意见做出回应要好。

规则6:使用排版帮助审阅者浏览你的回复

Rule 6: Use typography to help the reviewer navigate your response

使用字体、颜色和缩进的变化来区分三种不同的元素:审稿人的意见、你对意见的回应以及你对稿件所做的修改。你可以在答复函的第一部分对这种区分方式进行交代。

规则7:在可能的情况下,你对每条评论的回应直接以“是”与“否”开始

Rule 7: Whenever possible, begin your response to each comment with a direct answer to the point being raised

尽可能回答“是”或“否”。当审稿人是正确的时候,请在回复中说明。

你的目标是向审稿人表明你认真对待了他们的意见,你应该迅速传达你对他们的评论的回应。接着你也可以提供一些背景信息支持你的回复。

规则8:在可能的情况下,按照评论者的要求去做

Rule 8: When possible, do what the reviewer asks

你应该避免给人这样的印象:你不愿意去做审稿人要求的额外实验或分析。即使在你认为审稿人要求的分析不会提供有用信息或者存在其他缺陷的情况下,如果你依然按照审稿人的要求去做了,并且在答复中报告这些新的结果,接着解释为什么你认为这些结果不应放入你的稿件中,那么你也会处于更有利的位置。

在某些情况下,如果审稿人提出了详细的或非常有见地的建议,并被纳入到修改后的稿件中了,那么在对该条建议的答复中,添加一个明确的“谢谢”送给审稿人。事实上,许多作者经常在其所有出版物的致谢中,写下了对审稿人的认可。然而,请注意,一些期刊(包括PLOS计算生物学)不允许对审稿人致谢。

有时审稿人提的要求会太多。可以肯定地说,一些要求超出了你认为的当前工作的范围。然而,给定稿件的范围通常难以精确定义,认识到这点也很重要。虽然如此,如果审稿人要求你做10件事,而你说其中9件不在你的工作范围之内,那么你不太可能让审稿人满意。在这种情况下,你可能需要做一些你认为不属于你原来工作范围的事情。

偶尔,可能有必要依靠编辑的判断力。例如,编辑经常要求作者缩短稿件,而审稿人经常要求提供更多的细节、实验或分析。例如,如果审稿人要求你将一些内容从附录移到主文部分,你可以回复说:如果编辑同意,你愿意这样做。

规则9:指明有什么相对于前一版本发生了变化

Rule 9: Be clear about what changed relative to the previous version

当你对审稿人的评论做出回应时,有时很难向他们传达这种改变的确切内容。一个常见的错误是,作者在回复审稿人时会说,“这一点在稿件中是以如下方式解决的……”。这样的回复没有说明这些解决的内容是在之前的版本中,还是作为修改内容存在于新的版本中。在你的回复中,应明确提及你的稿件的先前版本和修订版本,并解释已经在新版本中做了哪些修改。

规则10:如有必要,两次书写答复

Rule 10: If necessary, write the response twice

你书写第一次回应是给自己看的,目的是分析审稿人的意思,同时考虑不同的回应途径和进行额外实验的成本效益之间的权衡。第二次是最终回应,是给审稿人看的。当你决定如何制定最终回应文档时,第一份会对你和你的合著者有所帮助。

最初的回应文档可以是一个发泄你对不公平或粗鲁评论的沮丧的地方。先写“发泄”版本然后开始解决问题,最后处理“真实”的给审稿人看的答复。

结 论

除了“对审稿人的回复函”之外,在某些情况下,你可能想给主审编辑写一封单独的信,以解决潜在利益冲突的问题。您可能还想指出审稿人的一些要求存在什么相互冲突或与期刊政策有什么冲突。

回应审稿人批评的过程可能是出版过程中压力最大的部分之一。在整个过程中,请记住,在大多数情况下,审稿人都是善意的同事,他们自愿抽出时间帮助确保科学文献中报告的结果的有效性。几乎在每一种情况下,审稿过程中产生的稿件都比原始版本有所改进。

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