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一封有效的、不令人讨厌的电子邮件的10个要素

发布时间:2022-11-22 14:04:11 阅读:40 作者:博远教育 字数:2335 字 预计阅读时间:6分钟
导读:写电子邮件是一种专业技能。一个有礼貌的、经过深思熟虑的请求更有可能得到你想要的回应。而且,让我们面对现实吧,教授也是有感情的人,他们只是希望被当作人类对待。

你可能会认为那些被学生邮件烦扰的教授是过度敏感和懒惰(他们的工作就是处理这些狗屎,对吗?) 你可能是对的。但是你要考虑到,你在任何时候大概都只有几个教授,但他们可能同时有数百名学生。他们可能从十个不同的人那里得到同样的问题。他们可能是兼职教授,实际上只为他们在课堂上花费的时间得到(甚至不高的)报酬。他们可能经历过基于性别或种族而得到较少的尊重。所以,尽量让你的电子邮件成为他们不向朋友吐槽的电子邮件。下面是一封有效的、不令人讨厌的电子邮件的10个要素

电子邮件

这里有一个模板,你可以按照它来撰写你的电子邮件。下面将进一步解释每个要素。

Dear [1] Professor [2] Last-Name [3],

This is a line that recognizes our common humanity [4].

I’m in your Class Name, Section Number that meets on This Day [5]. This is the question I have or the help I need [6]. I’ve looked in the syllabus and at my notes from class and online and I asked someone else from the class [7], and I think This Is The Answer [8], but I’m still not sure. This is the action I would like you to take [9].

Signing off with a Thank You is always a good idea [10],

Favorite Student

要素一:问候

从这里确立你与教授的关系的专业关系。通常在收件人前使用 "Dear";如果你觉得这样过于正式,你可以使用 "Hello"或 "Hi"。(下面会对例外情况进行说明)

要素二:敬语

在这个地方,很多学生是在不知不觉中踩雷。或许你不认为这是个大问题,但实际上他们非常在意。姓氏前的前缀用来传达对一个人的地位的尊重。无论你是否真心尊重你的教授的权威,至少要表现出尊重的样子。最简单的方法是称呼他们为 "Professor"。如果他们有博士学位,理论上你可以叫他们 "Dr.",但你用 "Professor"更安全。并非所有的教师都有博士学位(许多人甚至在他们的正式职位中没有“教授”一词),但如果他们在大学里教课,他们就扮演着教授的角色,所以可以这样称呼他们。还有一个好处是,你无需了解教授们的性别认同或婚姻状况。如果你称呼他们为 "Mrs."或 "Miss."……自求多福。

要素三:姓名

学生们经常把教授的名字搞错,事实上这个信息并不难查,它出现在你的syllabus上,在系里的网站上,它可能也可以在谷歌上找到。请使用他们的姓氏,并完整、正确地拼写。如果其中有一个连字符,就用两个名字和连字符。

第1-3条的例外情况(新手不要尝试)

你可以使用不那么正式的敬语,在你的电子邮件中以“Professor Last-Name”以外的其他方式称呼你的教授,前提是,在你收到他们的电子邮件时,他们使用非正式的敬语,以“Professor Last-Name”以外的其他方式署名。例如,当我是一名大学教授时,我经常在我的电子邮件上签署 "Prof. P-S"(备注:Portwood-stacer的缩写),因为我知道我的姓氏很长,令人困惑。我也相当喜欢他人给我发电子邮件时称呼我为 "Prof. P-S"。注意,不要使用收件人自称以外的方式。除非你得到了明确的许可,永远不要试图使用first name。如果教授在他们的电子邮件上只用首字母签名,最好还是使用“Professor Last-Name”。在任何情况下,都不要以 "Hey"作为电子邮件的开头,因为有些人会对此非常生气。

要素4:无意义的开场白

在开头,说一句无意义的开场白表示友好,诸如 "I hope you’re enjoying the beautiful weather today"或 "I hope you had a relaxing weekend"。这样的开场白永远不会有坏处。这表明你把你的教授看作一个“有生活的人”。教授们喜欢你把他们看作是在课堂之外有生活的人(不管这与事实有多大的差距)。你在这里说什么并不重要,重要的是礼貌性的仪式。如果你能让人觉得你是真心实意的,这就会为你加分。

要素五:提醒他们如何认识你

这一点很关键,特别是如果你是第一次与你的教授联系。你不能指望他们从花名册上记住你的名字,也不能指望他们能把你的脸和你的名字放在一起。如果你有什么与众不同之处,可以唤起他们的记忆,使他们对你产生好感,那就写上这些。例如,"有一次下课后我留下来问你reading的事,"或者 "我坐在前排,有一头蓝发"等等。如果你还没有见过他们,说明你希望与他们建立关系,例如 "我有兴趣在下学期报名上你的课"。如果你相当肯定他们会知道你的名字,你可以不说这个。但有些教授非常不善于记住名字,所以你不妨在这里加上这样一段话。

要素六:你发送电子邮件的真正原因

这是你发送电子邮件的全部原因,所以要把它写好。重要的是,在保持礼貌的同时,要简明扼要地说明你需要从教授那里得到什么。不要提出一堆借口,也不要说得太详细,更不要听起来像在提要求。如果你不能用一两句话解释你为什么发电子邮件,可以考虑约见教授本人:"I was hoping we could meet to talk about XX. What would be a good time for that?" 

要素7和8:注意,做到这些,会证明你是个会写学术邮件的学术

学生发给教授的大量电子邮件都是在寻求教授已经传达过的信息。在发送电子邮件之前,你应该实际检查一下教学大纲和你的笔记(以及课堂网站,如果有的话),看看你的问题是否在那里已经能找到答案。问问班上的同学也无妨——这就是为什么你应该在第一节课尝试获得至少一个同学的联系方式。如果你真的做了所有这些事情,却仍然有问题,那么你与教授的联系实际上会给他们提供有用的信息——他们可能没有讲清楚某件事。

如果你能试着回答你自己的问题,而你结果是正确的,那就能为他们的答复节省一点时间。例如,如果你写信想安排一次会面,你可以说:"教学大纲上说,你的办公时间是星期二下午3点。我可以在本周二3:15来吗?" 这也表明你在决定占用他们的邮件阅读时间之前,对整件事情的思考超过了两秒钟。 

要素9:超级礼貌地重述你的请求

如果你问的是一个你需要答案的问题,你可以说 "If you could let me know at your earliest convenience, I’d really appreciate it."。如果你需要他们填写一个表格,或代表你联系某人,或做一些回复邮件以外的事情,你需要说清楚,这有助于他们把这件事放在他们的待办事项清单上并完成它。

要素10:结尾

如果你不确定如何结束一封邮件,"Thank you"几乎总是合适的。你可以说 "Best",或 "All the best",或 "Sincerely",或其他什么,但某种形式的感谢在这里起到双重作用:既是结尾,又是表达感激之情。

隐藏的要素#11:跟进

如果你的教授还没有回复你的邮件,你可以发送一个礼貌的跟进邮件。你可以使用以上所有元素来编排这封跟进邮件。你可以在要素6之前加入 "Just following up on my previous email"。不必说他们忘了回复邮件,他们会明白这一点(如果他们真的忘了,他们可能会感到很难过)。如果他们是故意不回复你的邮件,也许第一封邮件就已经惹恼了他们,你不妨在后续跟进中尽可能地礼貌一些。什么时候发送跟进邮件才是安全的?你必须根据他们通常对事情的反应速度以及你对答复的真正需要有多迫切来衡量这一点。如果可以等一个星期,那就等一个星期(或直到你见到他们本人)。

写电子邮件是一种专业技能。一个有礼貌的、经过深思熟虑的请求更有可能得到你想要的回应。而且,让我们面对现实吧,教授也是有感情的人,他们只是希望被当作人类对待。

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