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留学生如何高情商给教授发邮件!

发布时间:2022-04-18 14:47:57 阅读:108 作者:博远教育 字数:1813 字 预计阅读时间:4分钟
导读:对于很多留学生,在国外不论是日常沟通还是学术沟通,使用电子邮件都是最正式和使用率极高的方式。在国外读书,一定要养成及时查看邮箱的好习惯,学校和教授发布的所有重要信息都会在学生邮箱里显示,不及时查看的话,经常会错过重要的信息。

对于很多留学生,在国外不论是日常沟通还是学术沟通,使用电子邮件都是最正式和使用率极高的方式。在国外读书,一定要养成及时查看邮箱的好习惯,学校和教授发布的所有重要信息都会在学生邮箱里显示,不及时查看的话,经常会错过重要的信息。

留学生如何高情商给教授发邮件!

比如,课前PPT更新,考试通知,学校活动等。不仅如此,除了接收重要通知。如果想与导师进一步沟通或预约教授的office hour寻求学术帮助,写好一份电子邮件是非常重要的。

有同学会问:想问个问题直接去导师办公室,敲门进去问不就行了?

这么做,导师会觉得你非常非常没有礼貌,你是需要提前发Email给导师的。Email写的足够好,也会加深导师对你的印象,今后不论生活还是学业老师都是非常愿意帮助你的。

但是写一封得体的邮件并不是那么容易,你需要注意合适的称呼、准确的语句、完美的语法、通篇文章清晰的逻辑、正确的落款。

1.关于邮箱地址的建议

在学术沟通中,邮箱一定要尽可能的使用自己的学校官方邮箱,而不是私人邮箱,不然很容易被当成垃圾邮件。不得不承认很多教授更喜欢打开那些邮箱地址看起来比较权威的邮件。

E.g ‘姓名+@northampton.ac.uk’,     ‘学生ID+@Birmingham.ac.uk”      或者姓名+ID+@coventry.ac.uk”等

2.关于对教授的称呼

每位老师都有着不同的职称:“Assistant Professor”、“Associate Professor”or“Professor”or“Lecturer”。那么问题就来了:在写称呼的时候需要非常具体的写出老师的title么?

当然不是!

大多数的教授并不希望你用他的职称来界定和描述他。老师的职称并不重要,在你的邮件中表达出适合的尊重就会得到一个教授的赞赏。那么到底该如何称呼呢?

一般来说,用这个公式就绝对没有问题:"Dear Professor Last-name."or"Dear DR Last-name"(后者是确定老师有PHD学位)。

如果你的教授是女士,也可以使用"Mrs."or"Ms."需要强调的是前者只适合已婚女士,如果你并不确定她的婚姻状况最好选择后者哦~

!!!千万不要使用老师的姓!除非他要求你了。最后需要注意的是,一定要检查名字是否拼写正确,名字写错那真是社死,社死死了……

邮件

3.一封正式的学术沟通邮件主要包含这几个方面

1).主题就是发邮件时需要填写的题目(Subject)

很多同学认为只需要把邮件正文内容写好就可以了,但事实上你的邮件主题就可以决定对方是否会打开你的邮件来查看邮件正文。

这意味着如果你的邮件主题只是随便应付的话,比如用“Hi” 或者 “You don’t wAnt to miss thos”作为邮件标题,对方可能根本就不会打开你的邮件,甚至你的邮件直接会被当做垃圾邮件处理。 

a. 主题栏要规范很多教授一学期主讲4-5门课,学生咨询的邮件非常多。一般情况,教授大致了解基本主题后,会首先进行分类并存入他事先编好的收藏夹中,之后,他会按照优先级以及紧急程度逐一回复。所以,如果你的邮件主题仅仅是Hi, XXX,这从一定程度上来说,你的邮件大概率会石沉大海。所以,比较推荐的写法是:

“MKT3017: Marketing Audit (学生名字XXX + 学生ID) "这种写法就比“ Hi XXX, Hello teacher!”这样写法规范的多,回复率也更高。 

b. 主题栏要紧扣主题在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释,但千万不要包含一些要求,比如说:“紧急请求——请立即回复”“Help me!”/Questions!等或者干脆就不填写主题栏以上行为都是会造成你的邮件可能直接进垃圾箱。所以,比较推荐的写法是:请假的“Absence on Monday(某日/某月/某年)+ (学生名字XXX + 学生ID)”找学校退钱的“About Refund (学生名字XXX + 学生ID)”关于考试的问题“Question about final examination (学生名字XXX + 学生ID)”等。 

请注意全文使用大写,这是不礼貌的哦。在学校邮件中,标记学生名字和ID非常重要的。这不仅仅会方便收件人的查询,也可以让收件人更简洁明了的进行发件人区分。

2).邮件正文清楚简洁是最好的法则。

·如果你的问题并不复杂,那就逐条罗列出来比较好。直接点题,请避免一个问题,用4~5行的文字来描述。

·如果你的问题是多层面的(比如Dissertation选题等),最好在教授的办公时间使用邮件来进行预约面谈,这样面对面能够更有效地帮你解决问题。

·在收到教授的回复邮件时,请一定要告知教授已收到邮件感谢教授的答疑。

·在正式邮件中避免表情符号,严肃谨慎对待好一点!这是一个学术环境,与社交软件的风格是完全不同的。请不要随意在邮件里开玩笑,也请不要像写短消息一样用单词的缩写形式。

·拼写错误是非常低级的,所以每次都要使用拼写检查,并校对你的邮件两遍以上。

邮件写作

3).在邮件结尾部分,可以另起一行写一些常用敬语:

With my best regards,Kind regards, Best Wishes, 如果遇到逢年过节或者周末的,不要忘记加上一句Happy New Year或Have a good weekend,这样会让显得更为礼貌和使人愉快。

也可以希望对方早点回信——“Expecting to hear from you soon!”,希望和对方保持联系的——“Write as often as you can, for I am looking forward to reading your every letter.”(以上仅供参考哦,还是要根据实际情况来!) 除了致谢导师,最后可以把自己的个人信息放在邮件结尾。你的名字,你的学生ID,在读专业,联系方式,这样导师可以迅速了解到你。

4).在邮件附件是很常用的,为了能让教授更清晰的看到,这里需要注意:

附件的名称里一定要包含你自己的姓名和课程代码。附件的形式可以是word,PDF,但请避免文件加密等情况。

最后,小编提醒大家,千万不要太过于殷勤。礼貌的极端就是太礼貌太客气,适当的表示礼貌和友好固然重要,但是咱们也不要太假,这样反而会引起反感哦!

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