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商业信函(Business Letter)怎么写?

发布时间:2021-05-27 15:59:35 阅读:1840 作者:致远教育 字数:3328 字 预计阅读时间:11分钟
导读:大多数商业信函(BusinessLetter)都遵循一种现成的、易于学习的格式,它可以适应任何类型的内容。商业信函(BusinessLetter)应该包含日期、发件人和收信人的信息以及一些主体段落。遵循这些步骤,并根据需要修改它们以符合公司的标准。本文致远教育为大家分享商业...

大多数商业信函(Business Letter)都遵循一种现成的、易于学习的格式,它可以适应任何类型的内容。商业信函(Business Letter)应该包含日期、发件人和收信人的信息以及一些主体段落。遵循这些步骤,并根据需要修改它们以符合公司的标准。本文致远教育为大家分享商业信函(Business Letter)写作方法。

商业信函(Business Letter)怎么写?

文章目录

1.开始写商业信函(Business Letter)

1.1 了解商业信函(Business Letter)格式。

1.2 选择合适的纸张。

1.3 包括公司的信息。

1.4 包括日期。

1.5 添加收件人的信息。

1.6 选择一个称呼。

2.构成商业信函(Business Letter)主体

2.1 使用正确的语调。

2.2 使用人称代词。

2.3 写得清楚简洁。

2.4 用主动语态。

2.5 在适当的时候进行会话。

2.6 要有礼貌。

2.7 使用“第二页”的信纸作为附加页。

2.8 装订起来。

3.结束商业信函(Business Letter)

3.1 选择结束的形式。

3.2 在信上署名。

3.3 包括你的名字和联系方式。

3.4 加上打字员姓名的首字母。

3.5 注意附件。

3.6 添加其他收件人的姓名。

4.完成商业信函(Business Letter)

4.1 编辑这封信。

4.2 不要钉你的信。

4.3 将你的信邮寄出去。

文章正文

1.开始写商业信函(Business Letter)

1.1 了解商业信函(Business Letter)格式。

(1)无论你的信的内容是什么,关于它的外观有一些商业标准可以遵循。商务信函应该使用保守的常用字体,如Helvetica、Myriad或Times New Roman。文章内容采用块分段,这意味着你可以通过按两次“回车”来开始一个新的段落,不要对块段落使用缩进。

(2)在所有边上使用一英寸的边距。

(3)一封通过电子邮件发送的商务信函也应该使用通用字体,不要在商务邮件中使用除黑色和白色以外的文字或颜色。

1.2 选择合适的纸张。

信函应在8.5英寸×11英寸即“信函大小”(known as“letter size”)处打印。如果你在美国之外,你可以使用A4纸。一些冗长的合同可能打印在8.5英寸x 14英寸“合法尺寸”(legal size)上。

★如果你要打印要寄的信,可以考虑用公司信纸打印。这使它更加专业,并提供你的公司的标志和联系信息。

1.3 包括公司的信息。

列出你的公司名称和公司地址,地址的每一部分写在不同的行上。如果你是自雇人士(self-employed)或独立承建商(independent contractor),可在公司名称或公司名称上方加上你的名字。

★如果你的公司有一个预先设计好的印有信头的信纸,你可以用它来代替打印你的公司和地址。

★如果你需要写入地址,它应该在页面顶部显示右对齐或左对齐,这取决于你和你的公司的偏好。 

★如果你要把信寄到一个国际地区,请用大写字母把这个国家打出来。

1.4 包括日期。

写下完整的日期是最专业的选择。例如,写“1(st)April , 2012”,“或者April 1(st), 2012”。这应该在发件人地址下面几行左对齐。

★如果你写了好几天的信,用你写完信的日期。

1.5 添加收件人的信息。

将收信人的全名、头衔(如适用)、公司名称和地址按顺序写下来,每一项信息都放在单独的一行上。如有必要,附上参考编号。收件人的信息应该在日期下面左对齐几行。

★最好把信寄给特定的人。通过这种方式,找到一个真正能够回复你的信的人。如果你不知道你应该给谁写信,做一点调查。打电话给公司,询问这个人的姓名和头衔。

1.6 选择一个称呼。

称呼是尊重对方的重要标志,你使用哪一种称呼取决于你是否认识对方、你对对方的了解程度以及你们之间关系的正式程度。考虑以下选项:

★只有在你不知道对方是谁的情况下,才可以使用“致相关人员”,具体地说,就是你要找的人。

★如果你不太了解收件人,“亲爱的先生/女士”是一个安全的选择。

★你也可以使用收信人的头衔和姓氏。如“亲爱的 Smith博士。       

★如果你很了解收信人,并且和他/她保持着友好的关系,你可以考虑直呼其名。如“Dear Susan“。

★如果你不确定收信人的性别,就简单地输入他的全名。如"Dear Kris Smith."

★不要忘了称呼后要用逗号,或在“致相关人员”后要用冒号。

构成商业信函(Business Letter)主体

2.构成商业信函(Business Letter)主体

2.1 使用正确的语调。

俗话说,时间就是金钱,所以大多数商人都讨厌浪费时间。因此,你的信的语气应该简短而专业。让你的信能够快速被阅读,直接切入主题,在第一段保持你的评论简短。例如,你可以总是以“我写信给你是关于……”开头,然后从那里开始。

★不要关注华丽的过渡、大话或冗长、曲折的句子——你的意图应该是尽可能快速、清晰地传达需要表达的内容。

★在信中要有说服力。最有可能的是,你的信的目的是说服你的读者做一些事情:改变他们的想法,纠正一个问题,寄钱或采取行动。使收件人了解你的情况。

2.2 使用人称代词。

在商务信函中使用“我”、“我们”和“你”是完全可以的。把你自己称为“我”,把你的读者称为“你”。

★如果你是代表一个组织写这封信,你要小心。如果你在陈述公司的观点,你应该使用“我们”,这样读者就知道公司支持你的观点。如果你在写自己的观点,坚持用“我”。

2.3 写得清楚简洁。

让你的读者确切地知道你想说什么。只有当你的意思非常清楚时,你的读者才会迅速做出反应。特别是,如果你想要因为你的信而得到什么结果或采取什么行动,就说明它是什么。用尽可能少的语言解释你的立场。

2.4 用主动语态。

在描述情况或提出要求时,一定要选择主动语态,而不是被动语态。被动语态会使你的文章模棱两可或缺乏人情味。此外,主动语态更具有合理性和直来直去的特点。例如:

被动:太阳镜的设计和制造都没有考虑到它们的耐用性。

主动:你的公司设计和制造太阳镜没有注意他们的耐久性。

2.5 在适当的时候进行会话。

信件是人们写给人们的。如果可能,避免使用正式信件。你不能用非个人的信件建立关系。但是,要远离口语或俚语,比如“you know”、“I mean”或“wanna”。语气要务实,但要友好,要乐于助人。

★如果你很了解对方,写上一句友好的问候也无妨。

★在决定要展现多少个性时,就需要你的判断力了。有时候,在商务场合添加一点幽默是很有帮助的,但是在开玩笑之前还是要小心为妙。

2.6 要有礼貌。

即使你写的是抱怨或担忧,你也要有礼貌。考虑一下对方的立场,在合理的范围内,尽你所能去帮助对方。

★例如,一个不礼貌的抱怨可能是:“我觉得你的太阳镜很糟糕,我再也不买了。”一个礼貌的抱怨可以这样写:“我对你的太阳镜的构造很失望,我打算将来把我的生意转到别的地方去。”

2.7 使用“第二页”的信纸作为附加页。

大多数商务信函都应该简明扼要,长度不得超过一页纸。但如果你有更长的东西,比如合同或法律调查结果,你可能需要额外的页面。使用“第二页”信笺,通常有一个简短的地址,由与第一页信笺相同类型的纸构成。

★在页面的顶部包括第二页和后续页的页码,你也可以写上收信人的名字和日期。

2.8 装订起来。

在最后一段中,总结你的观点并清楚地勾勒出你计划的行动路线或你对收件人的期望。请注意,收信人可能会联系你关于你的问题或关注,并说谢谢他或她放下手头的事情来关注你的来信。

结束商业信函(Business Letter)

3.结束商业信函(Business Letter)

3.1 选择结束的形式。

结尾和称呼一样,是尊重和正式的标志。“Yours sincerely”或“sincerely”通常是一个安全的选择;还可以考虑“sincerely”、“ally”、“Regards”和“Yours Truly”。稍微不那么正式但仍然很专业的结尾包括“All the best”、“best wishes”、“Warm regards”和“Thank you”。结尾后使用逗号。

3.2 在信上署名。

空出四行字让你签名。打印好后在信上签名,或者,如果你是通过电子邮件发送的,扫描你的签名图像并把它贴在信的这一部分。最好使用蓝色或黑色墨水。

★如果你是代表别人在信上签名,在签名之前写上“pp:”。它代表“per procurationem”,意思是“通过代理”或“代表”。

3.3 包括你的名字和联系方式。

在您的签名下面,键入您的姓名、头衔、电话号码、电子邮件地址和任何其他适用的联系方式。

3.4 加上打字员姓名的首字母。

如果不是作者本人打印了这封信,你应该在签名栏下面加上此人姓名的首字母。有时还包括写信人的首字母缩写。那么这封信是谁写的就很清楚了。

★例如,如果你只包括打字员的首字母,就把它们写成小写的:mj

★如果你包括作者的首字母,把作者首字母大写并且把打字员的首字母小写:RW:mj。有些格式也可以在两组首字母之间添加斜线:RW/mj。

3.5 注意附件。

如果你已经附上了额外的文件供收件人审阅,请在你的联系信息下面几行注明文件的数量和类型。例如,写上:“附件(2):简历,小册子。

★你也可以用“Encl”或“Enc.”来缩写“Enclosures”。

3.6 添加其他收件人的姓名。

如果你要把信的副本寄给另一个人,你应该在信中包括这一点。这是通过在“Enclosures”行下面键入“cc:”得到的,它表示:

★例如,写上:“抄送: Mary Smith,市场部副总裁”

★如果您要添加多个名称,请将第二个名称对齐到第一个名称下面,但不要使用“cc:”

完成商业信函(Business Letter)

4.完成商业信函(Business Letter)

4.1 编辑这封信。

陈述是成为专业人士的关键因素。一定要让收信人很容易就能看出你的能力,并认为你负责修改信件中的错误。所以需要在你的文字处理软件上运行拼写检查,但也要在发送信件前仔细阅读。

★询问自己这封信是否清晰简洁。段落是否超过三到四句?如果是,确定是否可以消除不必要的语句。

★如果这封信非常重要,你可能想让朋友或同事过目一下。有时,第二双眼睛可以帮助你发现你可能没有注意到的错误或尴尬的措辞。

4.2 不要钉你的信。

如果您有多个页面,通常会避免使用订书钉。如果你想确保文件摆放整齐,那么在左上角使用回形针。

4.3 将你的信邮寄出去。

如果你是邮寄信件,用商务信封。如果有的话,使用印有公司标志的。整洁地打印你的回信地址和收件人的地址。把信折成三份,这样收信者就会先打开信的顶部,然后再打开信的底部。你一定要贴上足够的邮资寄出去。

★如果你觉得你的笔迹很乱,不符合你的职业形象,那就在你的文字处理软件中输入地址,然后在打印机上打印信封。

★如果这封信很重要或者很赶时间,考虑让快递公司送货上门。

★如果你想通过电子邮件发送信件,请将信件转换成HTML格式或将其保存为PDF格式。不过,最好还是寄实体信件。

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